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Las organizaciones han invertido tiempo y dinero en sistemas de Enterprise Content Management (ECM) y Gestión Documental de la Empresa (EDM) que reemplazan los formularios de papel por sistemas electrónicos que automatizan el flujo de documentos dentro de la organización.
Sin embargo, al pasar a un entorno sin papel mediante la implantación de sistemas de gestión documental, las organizaciones no han encontrado la forma de asegurar que el contenido del documento no ha sido alterado ni duplicado, de tal modo que puedan asegurar la integridad de los datos y el no repudio. Al contrario que en los documentos de papel donde la firma identifica al autor del documento, en el entorno sin papel este tema no ocurre.
Firma electrónica
Las soluciones de firma electrónicas han existido durante algún tiempo, no obstante las organizaciones siguen intentando encontrar una solución de firma electrónica fácil de usar y desplegar. La carencia de soluciones de firma electrónica simples de utilizar y desplegar, dificulta a menudo la transición de la organización a un entorno sin papel.
CoSign - Sistema de firma electrónica fácil de utilizar y fiable permite que las organizaciones firmen electrónicamente de manera inmediata en su sistema de gestión documental - está integrado con los mas importantes sistemas de gestión documental y contenidos. CoSign proporciona una solución de firma electrónica infalsificable y fácil de usar que valida los datos electrónicos (documentos y transacciones) sin necesidad de firma manual. CoSign cumple y excede los requerimientos publicados por los organismos reguladores de sanidad, financieros, y farmacéuticos por ejemplo: HIPAA, 21 CFR Part 11, y otras. CoSign proporciona una manera innovadora y fiable de poder firmar electrónicamente en los sistemas mas utilizados de gestión documental y contenidos así como sobre formatos de documentos nativos tales como MS Word, Adobe-Acrobat, imágenes tiff, y otros.
La firma electrónica se está convirtiendo en un componente crítico en la migración a un entorno sin papel. Las compañías de seguros en sus departamentos de peritación y de siniestros, los bufetes de abogados, los departamentos de préstamos bancarios y los departamentos de compra son algunos ejemplos de las unidades de negocio que crean, reciben y procesan grandes cantidades de documentos que necesitan ser autenticados diariamente y por lo tanto pueden beneficiarse claramente de CoSign. De esta forma se reemplazan las tareas de impresión, manipulación, digitalización, telefax y archivo.
CoSign tiene la capacidad de registrar los cambios realizados a un documento, proporcionando un sistema de control de los mismos. Por ejemplo, los empleados y auditores de una compañía farmacéutica tienen la capacidad de acceder a los cambios en un documento de procedimiento de operación (SOP) e indicar quién aprobó los cambios según los requisitos CFR 21 Part 11.
CoSign no sólo asegura la integridad de datos y el no repudio de transacciones, sino que también permite importantes ahorros de coste por lo tanto un rápido retorno de la inversión (ROI).
Los clientes que están migrando a un entorno de soluciones sin papel tales como sistemas de gestión de contenidos y aplicaciones de workflow pueden ahora autenticar sus datos y eliminar el último papel en su organización implantando la solución de firma electrónica CoSign de ARX.
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