La Firma Digital CoSign

Las firmas digitales permiten la sustitución de los lentos, costosos e improductivos procesos de aprobación, colaboración y envío basados en papel por unas operaciones digitales rápidas, de bajo coste y eficientes. El resultado es:

• Una mejor eficiencia operativa, un menor tiempo de ciclo y menos costes
• Un riesgo más moderado, garantía de cumplimiento de las normas, calidad de datos y conservación de archivos a largo plazo
• Mayor competitividad y mejores niveles de servicio.

Las firmas digitales pueden automatizar sus aprobaciones basadas en firmas de forma asequible, permitiéndole eliminar totalmente el papel, reduciendo costes y agilizando los procesos empresariales. Las firmas digitales son especialmente útiles para:

• Organismo gubernamentales dentro de industrias reguladas con flujos de trabajo de aprobación formal
• Organizaciones que necesiten enrutar documentos que requieran autorizaciones en diversas oficinas
• Organizaciones que den empleo a representantes locales de ventas o servicios que necesiten rellenar y enviar informes o contratos firmados 
• Ejecutivos que viajen frecuentemente y cuyas firmas sean necesarias para llevar a cabo procesos
• Organizaciones que colaboren con socios externos cuyas aprobaciones sean necesarias para los flujos de trabajo
• Portales web hacia el exterior con formularios que requieran ser rellenados y firmados

• Propuestas de venta, formularios de punto de venta / servicio y contratos con clientes
• Pedidos, acuerdos con socios
• Contratos, acuerdos, decisiones de una Junta, documentos de la SEC (agencia federal norteamericana)
• Contratos de arrendamiento o préstamo, informes de gastos y aprobaciones de reembolso
• RR.HH.: documentación para nuevos empleados, cronogramas
• Ciencias de la vida: solicitudes y envíos, documentos de control de calidad, procedimientos operativos estándar, pólizas, instrucciones de trabajo
• Ingeniería: diseños, dibujos, planos, instrucciones de fabricación e informes
• Sanidad: formularios de pacientes y de consentimiento, historiales médicos, recetas médicas, informes de laboratorio.

Las firmas en papel cuestan dinero y causan retrasos; son poco eficientes. Se calcula que cada firma manuscrita le cuesta a una organización 6,50 dólares (algo más de cuatro euros) debido a los gastos asociados: papel, impresión, firma, escaneado, enrutamiento, archivo y sustitución de archivos perdidos o traspapelados (Pfizer calcula que en su caso el coste es de 30 dólares / 20 euros aprox.). Basándonos en datos actuales relativos a clientes de ARX, el firmante autorizado medio firma más de 500 documentos al año, lo que comporta unos costes de papel por firmante y año de más de 3.000 dólares (casi 2.000 euros). Esta cifra se multiplica en el caso de organizaciones con ubicaciones múltiples y/o empleados fuera de la central que necesitan enviar informes formales o contratos.

La solución de firma digital CoSign® elimina estos costes de forma simple, graduable y rápida de implementar. CoSign facilita la firma digital de cualquier formato de archivo estándar insertando la firma digital directamente en el documento y sellándolo. Las firmas digitales CoSign incorporan firmas gráficas, firmas múltiples en un mismo documento y permiten cumplir con las normativas.

Puede calcular el rendimiento de su inversión al implementar la firma digital en su organización descargando nuestro informe sobre el rendimiento de la inversión al adquirir un paquete de firma digital, junto con una hoja de cálculo Excel.