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Organizzazioni hanno investito tempo e denaro in sistemi di Enterprise Content Management (ECM) e Enterprise Document Management (EDM) che trasformano moduli di carta in sistemi di archiviazione elettronici e rendono automatico il flusso di documenti all'interno di un'organizzazione.
Tuttavia, quando sono passati ad un ambiente privo di carta e hanno implementato sistemi di gestione di documenti, le organizzazioni hanno mancato di trovare un modo per assicurare che il contenuto del documento non sia stato alterato o duplicato, assicurando in questo modo l'integrità dei dati e il non-rifiuto. A differenza dei documenti di carta nei quali la firma indica l'autore del documento, il passaggio a mancanza di carta non identifica in modo chiaro il proprietario del documento.
Firme Elettroniche
Le soluzioni per firma elettronica esistono ormai da qualche tempo, ciò nonostante le organizzazioni lottano per trovare una soluzione per firma elettronica facile da usare e facile da installare. La mancanza di soluzioni per firma elettronica facili da usare e da installare, interrompe spesso la transizione di un'organizzazione a un ambiente completamente privo di carta.
CoSign - una firma elettronica facile da usare, affidabile che consente alle organizzazioni di firmare immediatamente in modo elettronico all'interno di un sistema di gestione dei documenti - è stato integrato con molti sistemi di Gestione di Contenuto e di Documenti. CoSign fornisce una soluzione per firma elettronica non falsificabile, facile da usare che convalida i dati elettronici (documenti e transazioni) senza il bisogno di una firma manuale. CoSign soddisfa e supera i regolamenti delle organizzazioni di assitenza sanitaria, finanziarie, e farmaceutiche principali come: HIPAA, 21 CFR Parte 11, e altre. CoSign fornisce un modo innovativo e affidabile per implementare le firme elettroniche nel contesto delle applicazioni principali per la Gestione di Documenti e Contenuto come anche di formati originari di documenti come MS Word, Adobe-Acrobat, immagini TIFF, e altri.
Le firme elettroniche stanno diventando una componente critica nel passaggio a un ambiente privo di carta. Compagnie di assicurazione con i loro reparti di garanzia e saldo di richieste di risarcimento, studi legali, reparti per prestiti bancari e le divisioni per l'acquisto delle organizzazioni sono solo alcuni esempi di unità aziendali che creano, ricevono ed elaborano grandi quantità di documenti che hanno bisogno di essere autenticati su base giornaliera e possono trarre un beneficio significativo da CoSign. No occorre più stampare, gestire, inviare via fax, scannerizzare e archiviare.
CoSign ha la capacità di seguire le modifiche fatte ad un documento, fornendo un sistema di controllo dei cambiamenti. Per esempio, gli impiegati in una ditta farmaceutica come anche revisori dei conti esterni hanno la possibilità sia di contrassegnare una modifica in un documento per una procedura operativa (SOP) che di indicare chi ha approvato le modifiche in base ai requisiti del CFR 21 Parte 11.
Non solo CoSign assicura l'integrità dei dati e il non-rifiuto delle transazioni, ma consente anche di risparmiare in modo drastico sui costi e quindi di restituire velocemente l'investimento.
Clienti che stanno già passando a soluzioni prive di carta come Content Management Systems e soluzioni per applicazioni di flusso di lavoro, posso autenticare adesso i loro dati ed eliminare le ultime carte nella loro organizzazione implementando CoSign, la soluzione per firma elettronica di ARX.
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