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Viele Unternehmen haben Zeit und Geld in Enterprise-Content-Management- und Enterprise-Dokumentmanagement-Systeme (ECM- bzw. EDM-Systeme) investiert, die Papierformulare in elektronische Ablagesysteme konvertieren und den Fluss von Dokumenten im Unternehmen automatisieren.
Bei der Umstellung auf papierlose Umgebungen und der Implementierung von Dokumentmanagement-Systemen konnte eine Veränderung oder Duplizierung von Dokumentinhalten oft nicht verhindert und somit die Datenintegrität und Nachweisbarkeit nicht gewährleistet werden. Im Gegensatz zu Papierdokumenten, bei denen die Unterschrift den Urheber des Dokuments angibt, ist bei papierlosen Abläufen der Urheber eines Dokuments nicht eindeutig identifizierbar.
Elektronische Signaturen
Lösungen für elektronische Signaturen gibt es schon seit geraumer Zeit, doch viele Unternehmen tun sich schwer, eine benutzerfreundliche und einfach zu implementierende Lösung zu finden. Der Mangel an elektronischen Signaturlösungen, die einfach zu verwenden und zu implementieren sind, verhindert vielfach die Umstellung auf eine durchgängig papierlose Umgebung.
CoSign ist eine benutzerfreundliche, vertrauenswürdige Lösung für elektronische Signaturen, die das direkte elektronische Signieren von Dokumenten in Dokumentmanagement-Systemen erlaubt und in verschiedene ECM- und EDM-Systeme integriert ist. CoSign stellt eine fälschungssichere und einfach zu bedienende elektronische Signaturlösung dar, die elektronische Daten (Dokumente und Transaktionen) ohne Notwendigkeit einer handschriftlichen Unterzeichnung validiert. CoSign erfüllt und übertrifft die Anforderungen wichtiger Vorschriften für den Gesundheits-, Finanz- und Pharmasektor, wie HIPAA, FDA 21 CFR Part 11 und die EU-Richtlinie über elektronische Signaturen. CoSign bietet eine innovative und zuverlässige Methode zur Implementierung von elektronischen Signaturen in gängigen ECM- und EDM-Anwendungen ebenso wie in nativen Dokumentformaten wie Microsoft Word, Adobe Acrobat, TIFF-Bildern usw.
Elektronische Signaturen sind ein entscheidender Faktor bei der Umstellung auf papierlose Abläufe. Versicherungsgesellschaften, Anwaltskanzleien, Kreditinstitute und Einkaufsabteilungen von Unternehmen sind nur einige Beispiele für Bereiche, in denen Tag für Tag unzählige Dokumente erstellt, empfangen und verarbeitet werden, die authentifiziert werden müssen. Solchen Unternehmen bietet CoSign wesentliche Vorteile: Der Druck, die manuelle Bearbeitung, das Faxen, Scannen und die Archivierung von Dokumenten entfallen.
CoSign ermöglicht es, Änderungen an Dokumenten zu verfolgen, und fungiert so als Änderungssteuerungssystem. So können beispielsweise sowohl die Mitarbeiter eines Pharmaunternehmens als auch externe Prüfer Änderungen an einer Standardarbeitsanweisung nachvollziehen und gemäß FDA 21 CRF Part 11 angeben, wer die Änderungen genehmigt hat.
CoSign gewährleistet nicht nur die Datenintegrität und Nachweisbarkeit von Transaktionen, sondern ermöglicht auch deutliche Kosteneinsparungen und macht sich dadurch schnell bezahlt.
Kunden, die bereits auf papierlose Lösungen wie Content-Management-Systeme und Workflow-Anwendungen umgestiegen sind, können nun mit CoSign, der elektronischen Signaturlösung von ARX, ihre Daten authentifizieren und vollständig auf Papierdokumente verzichten.
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