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Elektronische Signaturen im Personalwesen
HR Unternehmen in aller Welt haben herausgefunden, daß digitale Signierung elektronischer HR Formulare Drucken, Handhabung, Versand mit Fax oder Boten, und Archivierung von Papierdokumenten in Handarbeit überflüssig macht und dadurch Kosten einspart und die Abwicklung aller Vorgänge im Betrieb beschleunigt.
Anderswo, zum Beispiel in den Vereinigten Staaten, hat auch die Gesetzgebeung zur Bevorzugung elektronischer Signaturen in der HR Branche beigetragen. Der Beschluß von Organisationen der HR und Personaldienstleistungs Branche, sich auf das vom Kongreß bereits verabschiedete US Public Law 108-390 einzustellen, hat zum Übergang zu elektronischen Dokumentierungssystemen und zu Nachfrage nach Lösungen für elektronische Signaturen geführt.
Das US Public Law 108-390 verlangt von Arbeitgebern, die Legalität aller in den USA beschäftigten Arbeitnehmer mittels des Formulars Federal Form I-9 festzustellen. Das Gesetz empfiehlt auch die Verwendung elektronischer Signaturen.
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 Typische Verwendungen elektronischer Signaturen im Personalwesen
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Verbindung von Personaleinweisung mit Talent-Management-Anwendungen; |
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Mitarbeiteranwerbung; |
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Richtlinieneinhaltung; |
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Papierloser Betrieb; |
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Vertrieb, Verkauf u.a.m. |
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Voteile elektronischer Signaturen im Personalwesen
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Signieren und Siegeln elektronischer Dokumente. |
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Beschleunigung von Geschäftsabläufen. |
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Kostensenkung. |
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Verbesserung der Sicherheit. |
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Verordnungen und elektronische Signaturen im Personalwesen
Das US Public Law 108-390 trat im April 2005 in Kraft, und seither sind Arbeitgeber gehalten, sich der Legalität aller in den USA beschäftigten Arbeitnehmer mittels des Federal Form I-9 zu vergewissern, was die Verwendung elektronischer Signaturen und Aufzeichnungen für die I-9-Formulare nahelegt.
Elektronische Signaturen auf der Grundlage ausgereifter und bewährter PKI (Public-Key-Infrastruktur ) Technik sind das beste Mittel zum Schutz von Informationsintegrität in Befolgung von Gesetzen, die von Unternehmen verlangen „zu bestätigen, daß elektronisch geschützte Information nicht unbefugterweise geändert oder zerstört worden ist“.
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Was sind elektronische Signaturen?
Elektronische Signaturen nehmen den Begriff des herkömmlichen Zeichnens von Papierdokumenten mit einem unverwechselbaren Namenszug und verwandeln die Unterschrift in einen digitalen „Fingerabdruck“. Dieser „Fingerabdruck“ oder diese verschlüsselte Botschaft ist einzigartig für Schriftstück und Zeichner.
Die elektronische Signatur stellt sicher, daß der Zeichner tatsächlich der Erzeuger der Botschaft ist. Irgendwelche nach der Signierung am Dokument gemachte Änderungen machen die Signatur ungültig, so daß das Dokument vor Fälschung geschützt ist. Elektronische Signaturen erleichtern die Befolgung von Richtlinien wie 21 CFR Part 11 der FDA und erhalten Zeichnerauthentizität, Verantwortlichkeit, Datenintegrität und Nichtzurückweisung von Dokumenten und Geschäften aufrecht.
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Was ist CoSign?
CoSign ist ein Anwendungsprogramm, das eine gebrauchsfertige elektronische Signatur bietet, die ein starkes Siegel für Dokumente und Daten schafft, Befolgung der 21 CFR Part 11 der FDA sicherstellt, Zeichnerauthentifizierung bietet und Papier mit allen Begleitkosten überflüssig macht.
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Leistungsmerkmale von CoSign
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Schnell gebrauchsfertig |
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Kein Verwaltungsaufwand durch zentralisierten Angang zu Signieren, Schlüsselverwahrung und Verwaltung (macht SmartCards, USB Tokens usw. überflüssig) |
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Datenintegrität; Nicht-Zurückweisung; Zeichnerauthentifizierung |
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Grafische („nasse“) Signaturen |
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Übertragbarkeit |
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Geliefert mit Unterstützung für Word, Excel, Adobe Acrobat, InfoPath und andere mehr. |
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