CoSign pour SharePoint

La plate-forme de signature électronique CoSign Central s'intègre prête à utiliser dans SharePoint et améliore ses capacités en lui permettant de fournir des processus d'approbation simples basés sur la signature (que SharePoint appelle processus de “Collecte de signatures”).

CoSign fournit un certificat numérique et une gestion des clés à partir d'un serveur léger sécurisé relié au réseau, ainsi qu'un contrôle centralisé des signataires autorisés (dans Microsoft Active Directory ou d'autres services de répertoire). Lorsqu'elles sont mises en exécution avec SharePoint, les fonctionnalités de CoSign apparaissent comme faisant naturellement partie de l'interface habituelle de SharePoint et Microsoft Office. Ceci permet des processus d'approbation basés sur la signature ne nécessitant pas de support papier tout en respectant les réglementations, assurant des processus accélérés ainsi qu'une réduction des coûts. Permettant une signature électronique via l'interface SharePoint, CoSign pour SharePoint offre aux utilisateurs l'occasion d'améliorer leur investissement préexistant dans SharePoint afin de signer électroniquement différents contenus d'entreprise, B2B et B2C.

CoSign pour SharePoint ajoute la capacité de signer des PDF, des listes et des bibliothèques dans l'environnement SharePoint sans que l'utilisateur ne doive vérifier les éléments sortant et entrant.

CoSign pour SharePoint est une extension avancée de SharePoint permettant aux utilisateurs de signer électroniquement et de façon continue les éléments d'une liste SharePoint et des documents hébergés dans les bibliothèques de documents de SharePoint (y compris des PDF) via l'interface Web de SharePoint. CoSign pour SharePoint a été développé avec WSS3.0 SDK, qui est compatible à la fois avec l'environnement WSS3.0 et l'environnement MOSS et permet des développements prêts à l'emploi avec SharePoint.

Une fonctionnalité essentielle des signatures électroniques offertes dans SharePoint permet la signature de documentation devant être signée par de multiple signataires ou approbateurs. Ce processus est assuré de la façon suivante : L'expéditeur coche le document dans la bibliothèque des documents et envoie un courrier électronique aux autres personnes avec un lien dans le document. Les destinataires du courrier électronique peuvent alors accéder au document et le signer via leur navigateur Web dans l'environnement SharePoint, sans devoir l'envoyer à un PC local. Un autre avantage de la signature électronique dans l'environnement SharePoint est de permettre l'approbation de listes SharePoint. CoSign pour SharePoint permet l'approbation d'un élément d'une liste par plusieurs signataires, le tout dans le cadre de l'interface utilisateur SharePoint standard. Chaque signature comprend différents détails pertinents comme le nom du signataire, un certificat, la date et l'heure de la signature ainsi que la raison de la signature.

Cliquer ici pour une démo rapide des capacités avancées du module CoSign pour SharePoint. 

Déployé dans une ferme SharePoint, l'usage de CoSign dans les listes SharePoint est activé pour les listes spécifiques qui nécessitent des capacités de signature électronique. Une fois que l'usage de CoSign dans les listes SharePoint est activé pour une liste spécifique, l'administrateur spécifie les colonnes de la liste qui sont couvertes par la signature électronique. En outre, cette fonctionnalité développe le menu standard de l'élément de la liste avec des entrées supplémentaires permettant aux utilisateurs de la liste de signer les éléments de la liste avec des signatures électroniques. Le fait de cliquer ces entrées redirige l'utilisateur vers le CoSign personnalisé pour les pages Web SharePoint (page de signature et page Vérifier & Visualiser). La page de signature demande le nom/ le mot de passe de l'utilisateur qu'elle utilise pour permettre aux justificatifs d'entrée (clé et certificat) du signataire d'être appliqués dans l'opération de signature. La page Vérifier & Visualiser permet à l'utilisateur de visualiser toutes les signatures et tous les détails des signatures (dont le certificat du signataire, la raison de la signature, la validité de la signature, etc.).

Ressemblant au développement de l'utilisation de CoSign dans les listes SharePoint, l'utilisation de CoSign dans les bibliothèques de documents est déployée dans une ferme SharePoint et est activée pour les bibliothèques de documents spécifiques qui nécessitent des capacités de signature électronique. L'utilisation de CoSign dans les bibliothèques de documents supporte les bibliothèques de documents alors que la fonctionnalité Gestion du type de contenu est activée. Une fois déployé et actif, l'administrateur peut définir un ou plusieurs profils de signature pour chaque type de contenu. Chaque profil spécifie la localisation et l'apparition des signatures et définit l'expérience de l'utilisateur dans la page de signatures. Lorsqu'un utilisateur signe un document, l'usage de CoSign dans les bibliothèques de documents détermine automatiquement le type de contenu du document et utilise les profils de signature définis pour ce type de contenu pendant la création de la signature.

L'utilisation de CoSign dans les bibliothèques de documents contient une fonctionnalité qui valide automatiquement les signatures de document et indique le statut de la signature sans que le vérificateur ne doive ouvrir le document (c'est-à-dire, statut de visualisation : signature valide, non valide, ou document non signé).

Pour de plus amples informations techniques, cliquer ici pour télécharger le manuel d'utilisation de CoSign pour SharePoint.

• Pleine intégration dans SharePoint. CoSign est la solution de signature électronique intégrée dans SharePoint la plus largement déployée sur le marché, avec des douzaines d'installations dans SharePoint et des milliers d'utilisateurs.
  CoSign pour SharePoint offre tous les avantages de l'infrastructure de CoSign Central (c'est-à-dire, l'intégration de processus, le contrôle des signataires, une sécurité améliorée et la sécurité externe) dans un environnement SharePoint.
• Développe les capacités de SharePoint en permettant la signature de PDF, de listes et de bibliothèques dans l'environnement SharePoint.
• Conformité légale. Les signatures électroniques Cosign sont conformes aux normes rigoureuses des industries et des pays les plus strictement réglementés. Voir les informations sur la conformité légale de la signature électronique CoSign.
• Support pour les processus d'approbation séquentiels. CoSign permet à des signatures multiples d'apparaître sur un document (l'une après l'autre) tout en garantissant l'intégrité du document. Ceci est utile dans les scénarios nécessitant l'approbation d'une série de personnes et une piste d'audit.
• Contrôle des signataires autorisés. CoSign améliore les systèmes existant de gestion des utilisateurs, comme Microsoft® Active Directory®, pour le contrôle des autorisations des signataires (les nouveaux employés sont ajoutés et les employés quittant l'entreprise sont supprimés de la liste des signataires autorisés d'un simple clic). CoSign garantit un déploiement rapide et des exigences de management IT en cours minimes, se traduisant par une sécurité améliorée et un coût total de propriété des plus réduits.
• Activation d'applications avancées à usage externe. CoSign Central active des applications à usage externe comme les applications Web sans client-client ou à utiliser avec des partenaires, les applications aux points de vente et les applications de facturation électronique. Les signatures électronique peuvent même permettre de nouveaux business modèles comme Software as a Service (SaaS).