CoSign Électronique Signatures

Dans les monde entier, des organisations investissent chaque année des millions de dollars pour l'automatisation de leurs processus d'entreprise et opérationnels. C'est ainsi que la documentation électronique est de plus en plus présente dans chaque aspect des processus d'entreprise dans des secteurs d'activité aussi variés que l'ingénierie, les soins de santé, les institutions gouvernementales et les sciences biologiques. Malgré tout, une copie papier est imprimée lorsque l'application d'une signature d'autorisation est requise sur un document, nécessitant un transfert physique des signatures. La réintroduction de papier dans le processus augmente les coûts opérationnels, fait perdre du temps et empêche l'organisation de profiter des avantages réels d'un processus électronique complet.

Les solutions de signature numériques produisent des documents électroniques légalement exécutoires, éliminant ainsi la nécessité d'imprimer des documents pour leur signature et conduisant donc à des processus où le support papier est devenu superflu. Les signatures électroniques permettent le remplacement de processus sur support papier à la fois lents et coûteux, par des processus électroniques à faible coût.

En permettant un processus d'entreprise complètement automatisé, les signatures électroniques diminuent les dépenses et le temps consacré à la signature papier. Selon les évaluations, une signature papier coûterait à une organisation plus de 6,50$ (environ 4€) chacune (y compris l'impression, le scannage, l'archivage, le transfert et le remplacement des documents perdus). Dans la moyenne, un signataire autorisé signe deux documents par journée de travail. Avec 20 jours de travail par mois, le coût  mensuel des signatures papier par signataire dépasse les 130$ (90€ environ).

D'autre part, les signatures électroniques sont essentielles pour les secteurs fortement réglementés où les processus d'approbation sont particulièrement stricts, ainsi que pour les entreprises devant transférer des documents nécessitant l'approbation de plusieurs bureaux ou clients et partenaires. Etant donnée son intégration transparente aux principaux processus et solutions de gestion de contenu, la solution de signature électronique CoSign® permet des processus d'approbation formels automatisés à partir des systèmes d'application existant au sein de l'organisation.

En savoir plus à propos du business case de la signature électronique.

CoSign supporte de façon transparente tous les formats habituels de documents tels que Microsoft® Word, Excel®, Outlook®, InfoPath®, Adobe® PDF, AutoCAD®, Bentley® MicroStation, TIFF et d'autres types de documents. CoSign est basée sur les normes pour les PKI (Public Key Infrastructure - Infrastructure des clés publiques), évitant le blocage du vendeur et permettant la vérification du document par n'importe qui, partout et à toute heure sans nécessiter de logiciel propriétaire de vérification ni le support d'une tierce partie.

CoSign est disponible en deux produits différents : CoSign Central et CoSign Desktop. CoSign Central repose sur un logiciel facile à utiliser qui communique avec un serveur de signatures électroniques sécurisé et centralisé. La solution est facile à déployer et idéale pour les organisations de moyenne à grande taille, offrant une intégration transparente aux systèmes de gestion de contenu et aux processus de l'entreprise. Pour de plus petites organisations (comptant jusqu'à 10 signataires),  CoSign Desktop constitue une solution autonome ne nécessitant aucun composant matériel. En savoir plus sur les différences entre CoSign Desktop et CoSign Central.

CoSign permet d'ajouter des signatures électroniques d'un clic de la souris ainsi que de signer tout document et de le transformer en PDF, offrant ainsi aux utilisateurs une solution de signature électronique globale et facile à utiliser. La conception de CoSign  permet à n'importe qui de vérifier la signature et l'intégrité du contenu d'un document signé, n'importe où et à toute heure par un simple clic, et permet d'appliquer de multiples signatures sur un même document (l'une après l'autre) tout en préservant l'intégrité du document. 

Les prix de CoSign dépendent du produit choisi : CoSign Desktop s'adresse aux utilisateurs individuels ou aux très petites structures (allant jusqu'à 10 signataires) tandis que CoSign Central comprend des fonctionnalités supplémentaires convenant aux organisations de plus grande taille. Le prix de CoSign Desktop est fixé à 10$ (7€)  par mois, tandis que le coût de CoSign Central par utilisateur s'inscrit dans une plage de 8$ (5€) par mois à moins de 3$ (2€) par mois en fonction du nombre de signataires. 

Lire des informations supplémentaires sur les coûts de CoSign. 

Tout particulièrement conçue pour protéger l'intégrité des documents, la solution de signature électronique CoSign assiste l'utilisateur conformément aux différentes réglementations en vigueur, dont les directives européennes et la loi sur la TVA, les normes HIPAA (et JCAHO), 21 CFR Part 11 de la FDA et la loi Sarbanes Oxley en matière de signatures électroniques.

Lire des informations supplémentaires sur la conformité légale de CoSign.